會(huì)議是企業(yè)活動(dòng)必不可少的一種形式，大型會(huì)議活動(dòng)更是很多企業(yè)非常重視的一種推廣產(chǎn)品，宣傳企業(yè)的手段。一個(gè)好的大型會(huì)議活動(dòng)，在活動(dòng)執(zhí)行的時(shí)候，要嚴(yán)格的按照流程進(jìn)行并且要做好突發(fā)狀況預(yù)案。
▲大型會(huì)議活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)
一、大型會(huì)議活動(dòng)執(zhí)行流程
1、會(huì)議方案的制定
確定會(huì)議方案的步就是確定會(huì)議的主題。會(huì)議主題要緊緊圍繞大會(huì)總體的工作目標(biāo)任務(wù)。會(huì)議方案是會(huì)議組織安排的總綱，一套完整齊備的會(huì)議策劃方案會(huì)讓整個(gè)會(huì)執(zhí)行事半功倍。
2、會(huì)議場(chǎng)地的布置
在會(huì)議開(kāi)始之前，大型活動(dòng)策劃公司工作人員應(yīng)提前對(duì)會(huì)場(chǎng)、住地進(jìn)行勘察了解，并做相應(yīng)的會(huì)場(chǎng)布置。一是會(huì)場(chǎng)和會(huì)議用品的準(zhǔn)備布置。二是迎送接待儀式的確認(rèn)及排練。三是確保乘車安全和用餐標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)大會(huì)日程一項(xiàng)項(xiàng)地對(duì)會(huì)務(wù)細(xì)節(jié)進(jìn)行實(shí)地演練，按照提前提前兩個(gè)小時(shí)提前一個(gè)小時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)做好會(huì)議場(chǎng)地布置工作，即每一個(gè)會(huì)場(chǎng)提前布置完畢，每一項(xiàng)活動(dòng)提前部署到位;會(huì)務(wù)工作者提前兩個(gè)小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng)，一切準(zhǔn)備工作提前兩個(gè)小時(shí)就緒;全體會(huì)議時(shí)組織會(huì)議代表和列席人員提前一個(gè)小時(shí)入場(chǎng)。
3、會(huì)議流程的執(zhí)行
為了確保會(huì)議的順利進(jìn)行，也為了讓參與會(huì)議的人員知悉整個(gè)會(huì)議流程，事先確定會(huì)議的流程圖或者流程表。
在會(huì)議執(zhí)行期間，熱情周到的會(huì)議服務(wù)工作是必不可少的。會(huì)議服務(wù)分為會(huì)場(chǎng)內(nèi)服務(wù)和會(huì)場(chǎng)外服務(wù)，涉及會(huì)議報(bào)到、食宿安排、醫(yī)療服務(wù)、車輛安排、材料分發(fā)、引導(dǎo)入座、會(huì)議記錄、錄音攝像等諸多環(huán)節(jié)。只有做好會(huì)議服務(wù)工作，才能更好地推進(jìn)會(huì)議流程的執(zhí)行。
4、會(huì)議結(jié)束的總結(jié)
一次成功的會(huì)議，離不開(kāi)合理安排的會(huì)后工作。
（1）統(tǒng)籌做好會(huì)后服務(wù)。要注重統(tǒng)籌銜接，提前擬定大會(huì)閉幕后系列后續(xù)會(huì)議和活動(dòng)的組織實(shí)施方案，做好組織協(xié)調(diào)工作。
（2）全面做好會(huì)后總結(jié)。大型活動(dòng)策劃需及時(shí)總結(jié)會(huì)務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對(duì)已有的會(huì)務(wù)工作流程、工作規(guī)則等進(jìn)行修改和完善，使之更加適應(yīng)新時(shí)期會(huì)務(wù)工作的需要。要注意收集會(huì)議代表對(duì)會(huì)務(wù)工作的意見(jiàn)和建議，認(rèn)真采納其中的合理部分，促進(jìn)辦會(huì)能力不斷提高。
（3）及時(shí)整理會(huì)議資料。活動(dòng)公司要牢固樹(shù)立檔案意識(shí)，在會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后都安排專人收集整理會(huì)議方案、會(huì)議通知、會(huì)議須知、發(fā)言材料、會(huì)議記錄、音像資料等會(huì)議檔案資料，按類別整理成資料匯編，為今后辦會(huì)提供工作參考。
二、大型會(huì)議活動(dòng)突發(fā)狀況預(yù)案
1、火災(zāi)
火災(zāi)來(lái)勢(shì)迅速而且兇猛。如果沒(méi)有適當(dāng)?shù)臏缁鹌餍祷蛳鄳?yīng)的工具，火勢(shì)會(huì)蔓延得很快，你和與會(huì)者的生命都將面臨威脅。酒店的客房?jī)?nèi)一般都貼有火災(zāi)逃離須知。雖然與會(huì)者曾經(jīng)看過(guò)多次了，但作為大會(huì)的策劃者和組織機(jī)構(gòu)，仍然有必要讓與會(huì)者了解。在火災(zāi)中，恐慌常常是導(dǎo)致死亡的原因。煙霧蔓延，人們辨不清方向就會(huì)不知所措。因此，你如果花一點(diǎn)時(shí)間把這些注意事項(xiàng)打印在計(jì)劃書中或作為附加材料發(fā)放到與會(huì)者手中，就會(huì)減少不少不必要的損失，哪怕能僅僅挽救一個(gè)人的生命，你所付出的努力也是值得的。
2、自然災(zāi)害
另一種在你控制能力之外的緊急事件就是自然災(zāi)害。即使是恐怖襲擊，也有談判的可能。面對(duì)自然災(zāi)害，你只能任其擺布。颶風(fēng)、暴風(fēng)雨、地震、森林大火都是典型的自然災(zāi)害。你可以在一定程度上為颶風(fēng)的到來(lái)做準(zhǔn)備，但是如果你取消會(huì)議，或?yàn)榱耸古c會(huì)者錯(cuò)過(guò)颶風(fēng)而縮短會(huì)議時(shí)間，那么你將會(huì)遭遇財(cái)政預(yù)算的危機(jī)。當(dāng)然，人的生命比金錢更重要。面對(duì)自然災(zāi)害，你無(wú)計(jì)可施。唯一能做的就是制定出一個(gè)恢復(fù)計(jì)劃以及考慮如何彌補(bǔ)損失。在這種情況下，保險(xiǎn)就是救生員。不要只是關(guān)注一般的商業(yè)保險(xiǎn)，其他種類的保險(xiǎn)也是很有用處的。
3、醫(yī)療突發(fā)事件
醫(yī)療突發(fā)事件在任何時(shí)候、任何地點(diǎn)都可能發(fā)生，而且常常出乎我們的預(yù)料。一個(gè)人心臟病發(fā)作時(shí)可能沒(méi)有任何預(yù)兆。有些人吃了過(guò)敏的食物后，身上會(huì)突然出現(xiàn)皮疹并且呼吸道發(fā)生阻塞。糖尿病人有可能會(huì)陷入昏迷。這些醫(yī)療突發(fā)事件的時(shí)間、地點(diǎn)以及情形總是不斷變化的。
▲大型室外活動(dòng)執(zhí)行
