活動(dòng)策劃是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，其不僅要有目的、有計(jì)劃、有步驟地組織人員參與會(huì)議，還要保證會(huì)議活動(dòng)流程高效率進(jìn)行，完成會(huì)議議題討論。一般來說，會(huì)議活動(dòng)策劃包括4個(gè)階段，分別調(diào)研、設(shè)計(jì)、協(xié)調(diào)與評價(jià)。那么，具體應(yīng)該注意哪些地方呢？
▲貝殼公司動(dòng)員大會(huì)活動(dòng)現(xiàn)場
1、調(diào)研階段
俗話說，沒有調(diào)查就沒有發(fā)言權(quán)，不僅是會(huì)議活動(dòng)，任何活動(dòng)的策劃都必須先進(jìn)行調(diào)研。調(diào)研的內(nèi)容包括國家關(guān)于此類型活動(dòng)的法律法規(guī)、議題的選擇、公眾關(guān)注點(diǎn)、活動(dòng)的時(shí)間及地點(diǎn)是否適宜等。
在調(diào)研階段還可以將會(huì)議的主要議題確定下來，并將其作為會(huì)議活動(dòng)的核心與重點(diǎn)，在之后的策劃中要處處突出此議題，這樣的會(huì)議活動(dòng)策劃更具統(tǒng)一性。
2、設(shè)計(jì)階段
調(diào)研階段準(zhǔn)備的越充分，設(shè)計(jì)階段的工作也就越輕松，因?yàn)檫@個(gè)階段主要是分析總結(jié)調(diào)研的結(jié)果，并加入靈感與創(chuàng)意，對整個(gè)會(huì)議活動(dòng)進(jìn)行設(shè)計(jì)，包括流程、會(huì)場布置等。常用的方法有頭腦風(fēng)暴法、垂直思考法、水平思考法等，要注意集思廣益，不能隨便否決其他人的建議。對于合適的創(chuàng)意，還可以運(yùn)用5W1H的方法進(jìn)行提問，使這些創(chuàng)意能夠與會(huì)議活動(dòng)的主題目標(biāo)達(dá)到一致性。
當(dāng)然，創(chuàng)意還需要具有可行性，這也是需要提前評估的，比如資源是否可行，包括政治資源、人力資源、財(cái)務(wù)資源等等。
▲大型晚會(huì)活動(dòng)
3、協(xié)調(diào)階段
在會(huì)議活動(dòng)策劃中，需要協(xié)調(diào)的因素很多，包括場地、人員、時(shí)間協(xié)調(diào)等。尤其是在大型會(huì)議活動(dòng)策劃中，需要協(xié)調(diào)的就更多了，這就需要策劃人保持良好的心態(tài)，以積極的態(tài)度去協(xié)調(diào)各類因素。
4、評估階段
這是會(huì)議活動(dòng)策劃的最后一個(gè)階段，一般是在活動(dòng)結(jié)束后，還要運(yùn)用調(diào)查或者電話回訪等方式，了解參會(huì)者、策劃人等角色對會(huì)議活動(dòng)的看法。如果時(shí)間充足，還可以開一個(gè)復(fù)盤會(huì)議。及時(shí)總結(jié)不足、吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，才能不斷提升會(huì)議活動(dòng)策劃的能力，為下一次活動(dòng)策劃做準(zhǔn)備。
